LT_Chương 1: Tổng Quan Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Mục tiêu
1. Phân biệt khái niệm dữ liệu và thông tin; Giải thích các đặc tính của thông tin hữu ích
2. Mô tả các qui trình kinh doanh chủ yếu trong doanh nghiệp
3. Hiểu khái niệm hệ thống thông tin kế toán và các chức năng cơ bản của nó
4. Hiểu khái niệm cơ bản qui trình xử lý dữ liệu
5. Hiểu sơ lược thuật ngữ ERP
Nội dung
1. Khái niệm hệ thống thông tin; dữ liệu, thông tin, các đặc tính của thông tin hữu ích
2. Qui trình xử lý dữ liệu
3. Nhu cầu thông tin; qui trình kinh doanh; chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp
4. Hệ thống thông tin kế toán và các chức năng cơ bản của nó
5. Giới thiệu sơ lược thuật ngữ ERP (enterprise resource planning)
1.1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN; DỮ LIỆU, THÔNG TIN, CÁC ĐẶC TÍNH CỦA THÔNG TIN HỮU ÍCH
HỆ THỐNG
- Hệ thống (system) là 1 tập hợp gồm các thành phần quan hệ tương tác với nhau nhằm đạt mục tiêu của mình
- Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con (sub-systems).
- Mối quan hệ mục tiêu giữa hệ thống và hệ thống con
• Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu của hệ thống con này không nhất quán/không phù hợp với mục tiêu của hệ thống con khác hoặc của tổng thể hệ thống
• Phù hợp mục tiêu (Goal congruence) Khi hệ thống con đạt được mục tiêu của riêng nó và đồng thời đóng góp để đạt được mục tiêu tổng thể của hệ thống/doanh nghiệp/tổ chức.
HỆ THỐNG THÔNG TIN (INFORMATION SYSTEMS)
- Hệ thống thông tin: là 1 cách thức tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhằm đạt mục đích của tổ chức (organization).
- Mọi doanh nghiệp đều cần hệ thống thông tin và nó gắn cùng quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh:
• Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra các quyết định hữu hiệu
• Các dữ liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập và xử lý, quản lý đều gắn với qui trình kinh doanh trong 1 tổ chức
DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
- Dữ liệu (data) là các sự kiện/vấn đề được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin
- Thông tin (Information) Thông tin là dữ liệu được tổ chức và xử lý để cung cấp ý nghĩa và gia tăng việc tạo quyết định
- Quá tải thông tin (Information overload). Đó là hiện tượng khi lượng thông tin cung cấp cho người sử dụng quá nhiều so với nhu cầu và khả năng họ có thể tiếp nhận và xử lý, dẫn tới kết quả là làm giảm chất lượng quyết định của người sử dụng và làm tăng chi phí tạo thông tin của hệ thống.
- Giá trị thông tin (Value of Information): Là lợi ích của thông tin tạo ra trừ đi chi phí tạo thông tin.
• Lợi ích thông tin (Benefits of information) giảm sự không chắc chắn, gia tăng việc ra quyết định, gia tăng khả năng lập kế hoạch và hoạt động thực hiện kế hoạch
• Chi phí thông tin: thời gian và các nguồn lực sử dụng để tạo và phân phối, truyền tải thông tin
Các đặc tính/đặc trưng của thông tin hữu ích (Characteristics of useful information)
• Thích hợp (Relevant) : Giảm sự không chắc chắn, cải thiện việc ra quyết định, hoặc khẳng định hoặc chỉnh sửa các kỳ vọng trước đó
• Đáng tin cậy (Reliable). Không sai sót, không thiên vị, trình bày chính xác các sự kiện hoặc hoạt động của DN
• Đầy đủ (Complete). Không bỏ qua các khía cạnh quan trọng (aspects) của sự kiện hoặc hoạt động mà nó đo lường.
• Kịp thời (Timely). Cung cấp kịp thời cho người ra quyết định để ra quyết định.
• Có thể hiểu được (Understandable). Trình bày trong hình thức dễ hiểu
(intelligible), có thể sử dụng được (useful)
• Có thể kiểm chứng (Verifiable). Hai người có kiến thức và độc lập tạo ra thông tin giống nhau
• Có thể truy cập (Accessible). Thông tin Sẵn sàng với người dùng khi họ cần và được thể hiện trong hình thức người dùng có thể sử dụng được.
1.2. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ QUI TRÌNH KINH DOANH
NHU CẦU THÔNG TIN.
- Để ra được quyết định, người ra quyết định cần có đầy đủ các thông tin phù hợp. Nhu cầu thông tin thường được xác định dựa trên các hoạt động chức năng cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, để xác định đúng nhu cầu thông tin, người phát triển hệ thống thông tin cần hiểu được
• Hiểu các chức năng trong doanh nghiệp
• Hiểu các nghiệp vụ/ giao dịch (transactions).
▪ Nghiệp vụ/giao dịch (transaction): Là 1 thỏa thuận hoặc thực hiện giữa 2 đối tác để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc các sự kiện và hoạt động này có thể đo lường bằng nội dung kinh tế (economic terms).
• Bảng 1.2 p31 (text book) minh họa mối quan hệ giữa yêu cầu ra quyết định, qui trình kinh doanh và các dữ liệu cần thu thập. Từ đây, chúng ta cùng có thể hiểu cách thức nhóm các nghiệp vụ kinh tế có bản chất giống nhau thành các chu trình nghiệp vụ
QUI TRÌNH KINH DOANH/ CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ
- Nhóm các nghiệp vụ/giao dịch thường xuyên xẩy ra, có liên quan với nhau thành các qui trình kinh doanh (business processes) hay còn gọi là chu trình nghiệp vụ (Transaction cycles). Một chu trình tích hợp dữ liệu được tạo ra trong nội bộ với dữ liệu trao đổi ra bên ngoài (external parties)
- Có 5 chu trình cơ bản và các chu trình này cũng có mối quan hệ với nhau (xem hình 1-2 p 33)
• Chu trình doanh thu (revenue cycle);
• Chu trình chi phí (expenditure cycle)
• Chu trình sản xuất (production or conversion cycle)
• Chu trình nhân sự (Human resources/payroll cycle)
• Chu trình tài chính (Financing cycle)
- Qui trình kinh doanh (business process) là một tập hợp:
• Các nhiệm vụ (tasks), các hoạt động (activities) có cấu trúc, kết hợp và liên quanvới nhau;
• Được thực hiện bởi con người hoặc máy tính hoặc 1 máy móc thiết bị nhằm giúp hoàn thành mục tiêu nhất định của tổ chức.
- Xử lý nghiệp vụ (transaction processing) là qui trình bắt đầu từ việc thu tập, nắm bắt dữ liệu nghiệp vụ và kết thúc với việc thông tin được tạo ra (vd như báo tài chính)
- Như vậy qui trình kinh doanh bao gồm cả qui trình thực hiện nghiệp vụ kinh tế và xử lý nghiệp vụ/giao dịch (thông tin)
1.3. XỬ LÝ NGHIỆP VỤ: CHU TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU (Data processing cycle)
- Chu trình xử lý nghiệp vụ (Data processing cycle): 4 hoạt động gồm:
+ Thu thập dữ liệu (data input);
+ Lưu trữ dữ liệu (data storage),
+ Xử lý dữ liệu (data processing) và
+ Tạo thông tin (dataoutput)
được thực hiện trên dữ liệu để tạo thông tin thích hợp và có ý nghĩa
- Hoạt động thu thập dữ liệu (Data input):
+ Nội dung hoạt động:
• Thu thập/nắm bắt dữ liệu nghiệp vụ
• Nhập liệu vào hệ thống
• Kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào/nắm bắt chính xác và đầy đủ (xem kiểm soát dữ liệu đầu vào)
• Kiểm tra đảm bảo chính sách DN được tuân thủ, đặc biệt liên quan ủy quyền/xét duyệt và kiểm tra nghiệp vụ
+ Dữ liệu liên quan:
• Nội dung chính của hoạt động (each activity of interest)
• Các nguồn lực bị ảnh hưởng/có liên quan trong mỗi hoạt động
• Người tham gia hoạt động
+ Cách thu thập
• Chứng từ gốc (Source document): Ghi nhận dữ liệu nghiệp vụ tại nguồn của nó khi nghiệp vụ xảy ra
• Chứng từ luân chuyển (Turnaround document): Chứng từ ghi nhận dữ liệu của doanh nghiệp được gửi cho đối tượng bên ngoài và sau đó được gửi trả lại doanh nghiệp như 1 chứng từ đầu vào
• Thiết bị thu thập dữ liệu (Source data automation): Là các thiết bị thu thập dữ liệu nghiệp vụ trong hình thức máy có thể đọc được ngay tại thời điểm và nơi phát sinh nghiệp vụ.
Ví dụ: ATMs, POS scanner, bar code scanner,...
- Hoạt động lưu trữ dư liệu (data storage)
+ Nội dung hoạt động:
• Lưu trữ trong CSDL (database)
• Hệ thống AIS thủ công: DL được lưu trong sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký
• AIS trên nền máy tính:
❖ Khái niệm: Thực thể (entity), thuộc tính thực thể (attributes), thành phần thực thể (instants)
❖ Vật lý: Tập tin (file), vùng dữ liệu (fields), mẫu tin (records)
- Hoạt động xử lý dữ liệu (Chi tiết Chương 3: Tổ chức và xử lý dữ liệu)
+ Nội dung hoạt động:
• Có 4 loại xử lý:
❖ Tạo mới (Creating): Tạo 1 mẫu tin dữ liệu mới
❖ Đọc (Reading): Truy xuất và xem dữ liệu hiện có
❖ Cập nhật (Updating): Cập nhật dữ liệu lưu trữ trước đó
❖ Hủy dữ liệu (deleting)
• Các phương pháp xử lý dữ liệu:
❖ Xử lý theo lô (Batch processing)
❖ Nhập liệu trực tuyến-Xử lý theo lô
❖ Nhập liệu trực tuyến-Xử lý thời gian thực (online real time processing)
- Cung cấp thông tin (information output)
+ Nội dung hoạt động
• Dạng kết xuất (form)
❖ Chứng từ (Document)
❖ Báo cáo (Report)
❖ Truy vấn (Query response)
1.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)
- AIS là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho việc ra quyết định
- AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống trên nền máy tính.
- AIS có 6 thành phần :
• Con người (people) : sử dụng hệ thống
• Qui trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
• Dữ liệu (data)
• Phần mềm (software)
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (information technology infrastructure)
• Kiểm soát nội bộ và phương thức bảo mật (internal controls and security measures) để đảm bảo an toàn cho AIS
CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu:
• Hoạt động
• Nguồn lực
• Người tham gia
- Chuyển dữ liệu thành thông tin giúp việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá các hoạt động, nguồn lực, con người
- Cung cấp kiểm soát để đảm bảo an toàn tài sản và dữ liệu của tổ chức
AIS CÓ THỂ TĂNG THÊM GIÁ TRỊ CHO DOANH NGHIỆP
- AIS được thiết kế tốt sẽ gia tăng giá trị cho doanh nghiệp
• Gia tăng chất lượng và giảm chi phí sản xuất Sản phẩm, dịch vụ:
• Cải thiện hiệu quả Hoạt động
• Chia sẻ tri thức
• Cải thiện sự hữu hiệu, hiệu quả Chuỗi cung ứng
• Cải thiện cấu trúc Hệ thống KSNB
• Cải thiện việc ra quyết định;
❖ Xác định những tình huống yêu cầu hoạt động quản lý
❖ Giảm sự không chắc chắn, làm cơ sở cho vệc lựa chọn những hoạt động phù hợp
❖ Lưu thông tin về kết quả quyết định trước đó , cung cấp phản hồi để có thể gia tăng quyết định tương lai
❖ Có thể cung cấp thông tin chính xác 1 cách kịp thời nhất
❖ Có thể phân tích để khám phá những qui luật mới trong hoạt động của đơn vị
1.5. GIỚI THIỆU THUẬT NGỮ ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
- Hệ thống ERP là 1 hệ thống tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoặc tất cả hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn như: kế toán, tài chính, bán hàng, thị trường (marketing), nguồn nhân lực, sản xuất, quản lý hàng tồn kho vào chung 1 hệ thống.
- Hệ thống ERP là hệ thống cấu tạo kiểu lắp ghép / tích hợp nhiều phân hệ (module) nên doanh nghiệp có thể mua những đơn vị phù hợp, không nhất thiết mua tất cả các phân hệ (modules).
- Các modules của ERP có thể là
• Tài chính (financial): hệ thống kế toán tổng hợp và báo cáo
• Nguồn nhân lực và tiền lương (Human resources and payroll)
• Đặt hàng, thu tiền (Revenue Cycle)
• Mua hàng, thanh toán (Disbursement Cycle)
• Sản xuất (Production Cycle)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management)
• Công cụ hệ thống (System Tools)
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen4U.Com