Không đóng dấu XN áp vào chữ ký của Giám đốc ghi bên lề văn bản để đem đi liên hệ, giải quyết công việc. Các ý kiến của Giám đốc XN xử lý ghi bên lề văn bản phải được thể chế hóa bằng văn bản có đầy đủ các yếu tố văn bản theo quy định. Trường hợp Giám đốc có ghi ý kiến ngoài lề, chỉ sử dụng trong đơn vị có tính chất chỉ đạo, điều hành nội bộ, không chuyển ra ngoài liên hệ, giải quyết công việc làm phức tạp thêm trong quản lý hành chính.

            Các văn bản trước khi trình lãnh đạo XN ký, Trưởng phòng chức năng phải ký tắt vào chấm cuối cùng của dòng cuối cùng.