I-Về mặt lý luận

1-Khái quát chung

Trong quá trình hình thành và phát triển của tổ chức việc thiết kế tổ chức là công việc tiến hành đầu tiên và cũng là quá trình theo dõi liên tục để có biện pháp đều chỉnh và sửa đổi kịp thời để phù hợp với tình hình thực tiễn và nâng cao hiệu quả của tổ chức.

1.     Cơ  cấu tổ chức trực tuyến: ( đường thẳng)

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiêm và hoạt động của tổ chức.

Quyền hành trực tuyến và tham mưu

Quyền hành trực tuyến là mối quan hệ quyền hành theo chiều dọc trong tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất

_nguyên tắc chủ đạo trong mối quan hệ này là nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

_gắn liền với việc ra quyết định

Bản chất của mới quan hệ tham mưu là cố vấn

Thiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và trong các kế hoạch để đảm bảo mục tiêu của tổ chức

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Cơ giới:

+ mối quan hệ cấp bậc cuwsg nhắc

·        Nhiệm vụ cố định

·        Nhiều quy tắc

·        Kênh truyền thông chính thức

·        Quyền hành quyết định tập trung

·        Cơ cấu tổ chức cao hơn

_thieetskees tổ chức

·        Môi trường

·        Quy mô

·        Chiến lược

·        Công nghệ

Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu áp dụng ở doanh nghiệp nhỏ, sp không phức tạp.tính chất sản phẩm liên tục hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học………vv

Ngày nay kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng , đặc biệt đối

với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ vv..

  Đặc biệt cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lênh chỉ làm theo mệnh lênh của một cấp trên trực tiếp. Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền.

Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức này cũng có những nhược điểm. Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao vể từng mặt quản trị, khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị , hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thình thị phải đi đường cong theo kênh liên hệ đã quy định.

vCơ cấu chức năng

Cơ cấu chức năng lần đầu tiên áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi sử dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với công tác quản trị ngày càng lớn. những nhiêm vụ quản trị duoc phan chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức nawg quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận để thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giũa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp.những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nhiệp mà còn của cả tử những người lãnh đạo chức năng khác

Ưu điểm của cơ cấu này là thu hút được các  chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp

Nhược diểm chủ yếu là người lãnh đạo doanh nghiệp ( lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chức năng , nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn người lãnh đạo khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ , dẫn đến người thừa hành có thể cùng một lúc phải đảm nhận nhiều mệnh lệnh, thâm chí các mệnh lệnh trái ngược nhau

vCơ cấu ma trận

Trong cơ cấu này mỗi nhân viên( hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) gắn với việc thực hiện dề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của một bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc một sản phẩm nhất định

Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong bộ phận đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình

Sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức: (tự vẽ)

Mỗi mô hình đều có đặc điểm riêng, với cả ưu và khuyết điểm, và có những điều kiện áp dụng hiệu quả trong những môi trường khác nhau. Trong thực tế, các tổ chức lớn (như hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước chẳng hạn) thường vận dụng tổng hợp các loại hình, và luôn luôn phải sáng tạo, thay đổi cho phù hợp với các thay đổi của môi trường và đối tượng quản lý. Không có mô hình nào là tuyệt đối. Không có mô hình nào chỉ có ưu mà không có nhược điểm. Hơn nữa, một mô hình có nhiều ưu điểm ở trường hợp này, thì áp dụng ở trường hợp khác có thể bộc lộ nhiều khuyết điểm. Mô hình tốt nhất là mô hình phù hợp với môi trường, đối tượng quản lý, và vận dụng tốt nhất thành tựu khoa học, thành tựu quản trị của nhân loại vào trong bản thân nó.

Trong phạm vi bài viết này, bản thân em chọn mô hình tổ chức trực tuyến-tham mưu( hoặc mô hình ma trận ) làm nội dung phân tích.

1- Mô hình tổ chức trực tuyến-tham mưu

· Đặc điểm: Duy trì sự lãnh đạo trực tuyến; Nhà lãnh đạo trực tuyến được sự tham mưu của các chuyên gia theo chức năng; Các nhà tham mưu chỉ đề xuất, cố vấn, không ra lệnh cho bộ phận trực tuyến

· Ưu: Đảm bảo chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm rõ ràng; Tận dụng được khả năng chuyên môn sâu của các chuyên gia, nối dài trí tuệ của nhà lãnh đạo.

· Khuyết: Quan hệ giữa lãnh đạo trực tuyến – tham mưu dễ xảy ra căng thẳng; Các chuyên gia cùng chuyên môn bị phân tán; Hạn chế sự đóng góp của những chuyên gia hàng đầu do có hạn chế về quyền hạn, quyền lực của họ. Từ đó, trách nhiệm và nhiệt tình của các chuyên gia có thể giảm sút. Tuy nhiên, do quyền lực là cố hữu, nên các chuyên gia vẫn có xu hướng can thiệp vào công việc của bộ phận trực tuyến.

2- Mô hình ma trận

· Đặc điểm: Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau.Ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng, còn có sự hỗ trợ của những người lãnh đạo theo đề án.

· Ưu: Linh động (thành lập, giải thể…), đáp ứng được mềm dẻo đối với những biến đổi của môi trường bên ngoài. Hiệu quả do tận dụng nguồn lực (nhân lực, vật lực…) ngay trong tổ chức, tăng thu nhập lao động.

· Khuyết: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo các bộ phận, do quyền lực phân tán và có thể xảy ra chồng chéo.Xuất hiện cơ chế song trùng lãnh đạo.

Liên hệ thực tế :

Trong những năm qua, thực hiện chương trình thổng thể cải cách hành chình giai đọan 2001-2010, nhất là cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước chúng ta đã đạt được những kết quả quan trọng ; cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được sắp xếp tinh gọn, phù hợp hơn. Chức năng, nhiệm vụ được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế ,khắc phục sự trùng lặp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Đã thực hiện việc phân cấp mạnh hơn cho chính quyền địa phương về quản lý tài chính, ngân sách, đầu tư, xây dựng, đất đai, y tế, giáo dục, tổ chức, cán bộ... Năm 1986, số đầu mối các cơ quan của Chính phủ là 70, sau Đại hội IX của Đảng sắp xếp lại còn 48 và từ tháng 10/2007 là 30 (22 bộ, cơ quan ngang bộ, 8 cơ quan thuộc Chính phủ); ở cấp tỉnh, số cơ quan chuyên môn từ 35 đến 40 đầu mối nay giảm còn từ 20 - 25; cấp huyện từ 20 - 25 nay giảm còn 10 - 15 các phòng, ban chức năng.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay,tại một số bộ và các địa phương (thực hiện Nghị định 13 và 14 của Chính phủ về tổ chức các cơ quan quản lý nhà nước thuộc tỉnh và huyện) vẫn còn nhiều bất cập, chưa phù hợp với nhu cầu thực tế, như việc giải thể Ủy ban dân số GĐ & TE. Ở cấp huyện một số phòng ban được giao nhiệm vụ nhưng cơ sở vật chất, con người chưa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.Trong lần sáp nhập này, người ta thấy xuất hiện quá nhiều Thứ trưởng, và các cấp phó nói chung. Tâm lý là khi ghép vào, sáp nhập, người ta cố gắng “bảo đảm” cho cán bộ không mất vị trí, mất quyền lợi. Điều này hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc quản trị “từ công việc, chọn người phù hợp”.Việc chưa làm thật rõ chức năng, nhiệm vụ của làm cho tổ chức bộ máy của chính quyền địa phương vẫn chưa ổn định, thiếu sự phân biệt rành mạch giữa tổ chức bộ máy của chính quyền đô thị và chính quyền nông thôn, giữa các địa phương có quy mô và tính chất khác nhau. Tổ chức và hoạt động của chính quyền cấp cơ sở vẫn chưa thật hợp lý, chưa thật gắn bó sâu sát với cộng đồng dân cư.

Tóm lại Xác định một cô cấu tổ chức một cơ quan nói riêng và bộ máy HCNN nói chung là một công việc không đơn giản. Tuy khoa học quản trị và hành chính học ngày nay rất phát triển, nhưng vẫn không thể khẳng định một mô hình nào là hợp lý‎ nhất cho các nhà nước hiện tại và tương lai. Mô hình nào cũng có ưu, khuyết riêng, và chỉ phù hợp nhất trong một điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Thế giới không ngừng biến đổi. Nhà nước trong một thế giới biến đổi cũng luôn phải thay đổi để phù hợp với thế giới đó.

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chú trọng đến việc thiết kế tổ chức, sắp xếp, hợp nhất các Bộ và cơ quan ngang Bộ theo hướng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả đáp ứng nhu cầu của sự phát triển trong giai đoạn mới và đã thu được nhiều thành tựu như: đã từng bước hoàn thiện các văn bản về tổ chức các Bộ, tổ chức cán bộ; tiếp cận đến Bộ đa ngành, đa lĩnh vực; chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm rõ ràng hơn, giảm bớt sự chồng chéo, trùng lặp; số lượng Bộ đã giảm đáng kể, tiếp cận theo thông lệ quốc tế; Bộ chỉ tập trung vào chức năng chính là quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực được phân công và từng bước không can thiệp vào chức năng quản lý doanh nghiệp; đặc biệt là đã phân biệt rõ ràng bộ phận nào có chức năng tham mưu, bộ phận nào có chức năng thực thi hoặc cung cấp dịch vụ công.

Hiện nay, đối với hầu hết các nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Cục và Vụ đều nằm trong cơ cấu tổ chức của Bộ, nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành và lĩnh vực được phân công, trong phạm vi cả nước.