Câu 4. HTTT là gì? Yêu cầu đối với HTTT? HTTT chính thức và không chính thức?

n  K/n :  HTTT là tập hợp những con ng, những thiết bị phần cứng, phần mềm và những dữ liệu để thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc của môi trường.

n  HTTT chính thức và ko chính thức:

+ HTTT chính thức là một tập hợp những hoạt động thu thập và xử lý thông tin, tiến hành theo những quy tắc và phương pháp lm việc có văn bản hướng dẫn rõ ràng hoặc chi ít cũng đc thiết lập theo một truyền thống nhất định.

Ví Dụ:

-         Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian cug cấp và  tài khoản của khách hàng, hệ thống phân tích tình hình tiêu thụ hàng hóa và khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán hàng hóa, hệ thống lập kế hoạch  ngân sách…

+   HTTT ko chính thức bao gồm một tập hợp những hoạt động thu thập và xử lý thông tin ko có văn bản hướng dẫn rõ ràng và cũng ko theo một truyền thống nào cả.

- Ví dụ:  ghi chép các dịch vụ, các cuộc nc đt, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo, ghi chép trên sổ công tác của các nhà quản lý, ghi chép các bài trên các bài báo,sách tạp chí.

n  Yêu cầu đối với HTTT:

1.     Tránh sai lệch trong quá trình truyền tin

+ Để đảm bảo tránh sai lệch về tổ chức và kỹ thuật trong quá trình  truyền tin, phải từng bước hiện đại hóa HTTT, áp dụng  các phương pháp kỹ thuật hiện đại vào việc thu thập, phân tích, xử  lý và truyền tải thông tin.

2.     An toàn bí mật trong quá trình truyền tin

+ Là một yêu cầu có ttinhs nguyên tắc đối với HTTTQL. Dịch vụ thông tin cần đc tổ chức sao cho phù hợp với quy chế và chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của từng cơ quan quản lý và từng cán bộ lãnh đạo. Vì vậy nhà quản lý và nhà kỹ thuật cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc thiết kế và xây dựng HTTTQL.

3.     Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng

+ Để tận dụng thời cơ nhà quản lý cần đc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng để có thể đưa ra quyết định kịp thời. Do vậy HTTTQL cần áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc sử lý thông tin,đồng thời lưu trữ thông tin một cách khoa học để khi sử dụng có thể tìm kiếm dễ dàng.

4.     Phù hợp với con ng và tổ chức sử dụng thông tin

+Việc thiết kế và xây dựng HTTTQL xuất phát từ nhu cầu QL đối với thông tin, đồng thời phải phù hợp với trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tài chính và tổ chức sử dụng thông tin

+ HTTTQL cần đc thiết kế và xây dựng theo hướng xử lý kết hợp và tập trung thông tin giúp nhà quản lý dành nhiều thời gian cho hoặt động sáng tạo nghiên cứu và dự báo thị trường.

5.     Đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

+ Cần thực hiện các mô hình hóa các quá trình thông tin, chuyển HTTT làm việc theo chế độ thông tin tham khảo, trả lời các câu hỏi về hiện trạng của đối tượng quản lý sang HTTT lm việc theo chế độ thông tin cố vấn.

6.     Đảm bảo tính hiệu quả kinh tế.

+ HTTT QL cần đc xây dựng theo quan điểm hệ thống, chú ý phân phối các chức năng và các bộ phận của bộ máy quản lý. Mọi thay  đổi trong HTTT quản lý đều phải có luận cứ khoa, xác đinh rõ nhu cầu thông  tin cho quản lý, chi phí thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, mục tiêu hoàn thiện HTTT quản lý và kết quả dự kiến có thể đem lại.

+ Tính hiệu quả kinh tế đòi hỏi giữa các HTTT cần phải có tính tương thích để có thể tiến hành trao đổi, sử dụng thông tin với nhau.