Công ty CP X hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ được Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 010398274x ngày 19/6/2009. Công ty có 3 cổ đông là cá nhân, đồng thời đều là thành viên Hội đồng quản trị của công ty X. Ông Nguyễn Minh A là Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty cũng là người đại diện theo pháp luật duy nhất của công ty từ khi công ty được thành lập (được ghi nhận trong Điều lệ của công ty X).
Do ông Nguyễn Minh A đột ngột qua đời nên hiện nay công ty chỉ còn lại hai thành viên Hội đồng quản trị là ông Nguyễn Minh B và bà Nguyễn Minh C. Việc ông Nguyễn Minh A qua đời đột ngột dẫn đến khó khăn cho công ty X trong việc quản trị, điều hành doanh nghiệp.
Với mong muốn được tư vấn, hỗ trợ giải quyết các vấn đề tồn đọng, khó khăn của công ty trong việc Chủ tịch Hội đồng quản trị và là người đại diện theo pháp luật mất, ông Nguyễn Minh B đại diện công ty X đến Văn phòng luật sư gặp anh/chị để đề nghị được tư vấn.
Câu hỏi 1: Anh chị cần yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin tài liệu gì để phục vụ việc tư vấn?
Các thông tin, tài liệu khách hàng cần cung cấp
- Hồ sơ pháp nhân công ty X (giấy CNĐKDN, điều lệ công ty, quy chế nội bộ công ty);
Giấy chứng tử của ông Nguyễn Minh A, di chúc (nếu có) về việc định đoạt cổ phần của ông tại công ty X;
- Công ty dự định cử người nào làm người đại diện theo pháp luật thay cho ông A,
- Người thừa kế hợp pháp của ông Nguyễn Minh A dự định định đoạt như thế nào về số cổ phần trong công ty X:
+ Có nguyện vọng trở thành thành viên của công ty X không (khoản 3 Điều 127 LDN 2020)? → Để xem xét việc có chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sau khi mất đi 01 thành viên (nếu ông B, bà C không có nhu cầu kết nạp thêm thành viên mới để giữ loại hình DN);
+ Có yêu cầu công ty mua lại cổ phần không? - Giảm vốn điều lệ
+ Có chuyển nhượng cho người khác không?
Câu hỏi 2 : Sau khi cổ đông Nguyễn Minh A mất, những mô hình doanh nghiệp nào để có thể tư vấn cho công ty X tiếp tục hoạt động?
- Giữ nguyên loại hình CTCP: Nếu người thừa kế có nguyện vọng trở thành giám đốc của công ty
Căn cứ: Khoản 3 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020;
Hoặc nếu người thừa kế chuyển nhượng cổ phần cho người khác mà không phải là hai cổ đông B, C
Căn cứ: Điều 115, khoản 3 Điều 120 LDN
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thành công ty TNHH 2 thành viên hoặc người thừa kế chuyển nhượng cổ phần cho hai cổ đông của công ty nếu người thừa kế không muốn trở thành thành viên công ty → yêu cầu công ty mua lại hoặc bán lại cổ phần cho ông B, bà C.
Căn cử: Điều 204 Luật Doanh nghiệp 2020
Tình tiết bổ sung
Hai thành viên còn lại của Hội đồng quản trị là ông Nguyễn Minh B và bà Nguyễn Minh C muốn của ông Nguyễn Minh B thay thế ông Nguyễn Minh A làm người đại diện theo pháp luật của công ty để giải quyết những công việc cấp bách của công ty như ký kết các hợp đồng, công văn giấy tờ giao dịch với khách hàng.
Câu hỏi 3: Theo anh/chị, với các dữ liệu như trên, việc cử ông Nguyễn Mình B là người đại diện theo pháp luật mới của công tv X có thực hiện được không?
Căn cứ Điều 12 khoản 5 Luật DN 2020 thì Hội đồng quản trị có quyền cử người đại diện theo pháp luật thay thế để giải quyết những công việc phát sinh của doanh nghiệp trong thời gian chờ Đại hội đồng cổ đông thông qua người đại diện theo pháp luật mới.
Để quản lý rủi ro do người đại diện theo pháp luật thay thế thì Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát và có ý kiến về các quyết định của họ.
Quyết định người thay thế phải do Hội đồng quản trị hợp lệ bầu nhưng trường hợp này chỉ còn 02 thành viên - Không phù hợp theo quy định tại khoản 8 Điều 157 Luật DN 2020. Mặt khác, thẩm quyền bầu thành viên HĐQT, cử người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần thuộc về Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 3 Điều 138 Luật DN 2020. Trường hợp này phải giải quyết về việc quyết định loại hình DN trước khi quyết định về việc cử người đại diện theo pháp luật
Tình tiết bổ sung
Ông Nguyễn Minh A mất mà không để lại di chúc. Trong các đồng thừa kế của ông A, anh Nguyễn Minh D có nguyện vọng trở thành cổ đông và thành viên Hội đồng quản trị của công ty X.
Câu 4: Theo anh, chị nguyện vọng của anh D có thực hiện được không? Nếu có hãy hướng dẫn anh D các thủ tục để hợp pháp hóa mong muốn này?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 127 LDN 2020  thì người thừa kế của ông A đương nhiên trở thành cổ đông của công ty;  Anh D có trở thành thành viên HĐQT hay không còn tùy thuộc vào tỉ lệ cổ phần sở hữu đề nghị quyết bầu thành viên HĐQT có hiệu lực và anh D phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 155 Luật DN 2020. Nếu có nhiều đồng thừa kế thì cần phải có ủy quyền/ từ chối nhận di sản để anh D trở thành cổ đông của công ty
Tình tiết bổ sung
Theo tư vấn của anh/chị thì anh Nguyễn Minh D cần làm các thủ tục để trở thành thành viên của công ty X. Bên cạnh đó, ông Nguyễn Minh B tiếp tục sử dụng dịch vụ pháp lý của văn phòng luật sư để nhờ anh/chị giúp công ty hoàn thiện các thủ tục cơ cấu lại bộ máy quản trị của doanh nghiệp theo đúng nguyện vọng của các cổ đông trong công ty ở tình tiết bổ sung câu hỏi số 3.
Câu hỏi 5: Anh/chị thực hiện những thủ tục gì để hoàn thiện thủ tục cho anh D, công ty X?
Họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để bầu ông Nguyễn Minh D làm thành viên HĐQT (điểm c khoản 1 Điều 138 Luật DN 2020) theo đúng thủ tục quy định tại Điều 140 Điều 150 LDN 2020.
Tổ chức họp HĐQT để bầu ra Chủ tịch HĐQT theo quy định điểm 1 khoản 2 Điều 153 Luật DN 2020. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp với Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.