2.1. Hình thức tổ chức thu thập dữ liệu ban đầu

Có hai hình thức tổ chức thu thập các dữ liệu ban đầu là báo cáo thống kê định kỳ

và điều tra chuyên môn.

a) Báo cáo thống kê định kỳ:

* Khái niệm: Là hình thức tổ chức thu thập dữ liệu ban đầu một cách thường xuyên, định kỳ theo hình thức, nội dung, phương pháp và chế độ báo cáo đã quy định.

Ví dụ: Báo cáo kết quả thi và kiểm tra môn học của sinh viên; báo cáo tài chính cuối tháng, cuối năm; báo cáo số người đi làm từng ngày...

* Yêu cầu của báo cáo thống kê định kỳ: Đúng biểu mẫu, đúng kỳ hạn, nội dung có thể mở rộng hoặc thu hẹp...

* Phạm vi áp dụng: Hình thức này áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp nhà nước, hoặc đối với các hiện tượng và quá trình kinh tế xã hội do địa phương hay nhà nước quản lý. Trong nền kinh tế thị trường, hình thức này áp dụng chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp.

* Cách lập các báo cáo thống kê định kỳ: Báo cáo thống kê định kỳ được lập theo trình tự sau:

- Mỗi cơ sở sản xuất tổ chức theo dõi quá trình sản xuất, ghi chép các diễn biến của nó vào các sổ sách. Công việc này được gọi là ghi chép ban đầu.

Ví dụ: Ghi các khoản thu, chi hàng ngày, phiếu xuất kho, phiếu thu, chi, bảng chấm công...

- Đến thời hạn báo cáo, người ta tập hợp các tài liệu ban đầu theo nội dung và phương pháp  tính  được chỉ dẫn trong báo cáo. Bản giải thích các biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ do Tổng cục Thống kê ban hành.

- Ghi các số liệu vào biểu mẫu và báo cáo.

- Các báo cáo này được lưu trữ nhiều năm, khi cần nghiên cứu người ta có thể lấy tài liệu từ các báo cáo đó phục vụ cho mục đích nghiên cứu.

b) Điều tra chuyên môn:

* Khái niệm: Là hình thức tổ chức thu thập các dữ liệu ban đầu không thường xuyên, không định kỳ mà tiến hành theo một kế hoạch và phương pháp quy định riêng cho mỗi lần điều tra.

- Điều tra chuyên môn chỉ thu thập tài liệu vào thời kỳ hoặc thời điểm có yêu cầu nghiên cứu. Ví dụ:  Điều tra dân số, điều tra gia súc, điều tra tội phạm...

Các cuộc điều tra chuyên môn trên phạm vi toàn quốc như điều tra dân số, điều tra tình hình kinh tế và đời sống nông thôn, điều tra năng lực sản xuất công nghiệp của các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, thường gọi là tổng điều tra.

* Phạm vi áp dụng: Dùng để thu thập tài liệu về các vấn đề mà báo cáo thống kê định kỳ không thu thập hoặc không thể thu thập được. Cụ thể là các hiện tượng nằm ngoài kế hoạch, hoặc ít liên quan đến kế hoạch, các hiện tượng xảy ra bất thường và chủ yếu đối với các xí nghiệp ngoài quốc doanh như các tập đoàn tư nhân, các gia đình và cá nhân có doanh nghiệp riêng.

Đối với nông nghiệp nước ta, từ khi thực hiện Chỉ thị khoán 10 của Bộ Chính trị, hình thức này áp dụng phổ biến nhằm thu thập các thông tin ban đầu phục vụ cho lãnh đạo và chỉ đạo sản xuất nông nghiệp của Đảng và chính quyền các cấp.

* Ý nghĩa:

- Tài liệu thu thập rộng khắp và phong phú hơn.

- Kiểm tra chất lượng các báo cáo thống kê định kỳ.

* Tổ chức điều tra chuyên môn: Tiến hành một điều tra chuyên môn, người ta thường xây dựng phương án điều tra gồm các nội dung sau:

- Mục đích yêu cầu

- Đối tượng điều tra

- Nội dung điều tra và giải thích cách ghi chép

- Kế hoạch tiến hành.

2.2. Phương pháp thu thập dữ liệu ban đầu

a) Phương pháp trực tiếp:

Theo phương pháp này, người làm công tác điều tra phải tự mình trực tiếp quan sát, phỏng vấn thực tế, cân, đong, đo đếm và tự ghi chép tài liệu.

Ví dụ: Trong điều tra dân số, theo dõi thí nghiệm, điều tra năng suất cây trồng, khối lượng gia súc người điều tra đều phải trực tiếp phỏng vấn, đo, đếm để thu thập dữ liệu.

Ưu điểm của phương pháp này là tài liệu đảm bảo chính xác nên thường được áp dụng phổ biến. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm chủ yếu là tốn nhiều kinh phí (cả về nhân lực và thời gian).

b) Phương pháp gián tiếp:

Theo phương pháp này, người điều tra thu thập tài liệu theo các nội dung cần nghiên cứu phải thông qua một phương tiện trung gian như điện thoại, thư tín, hoặc các chứng từ sổ sách đã ghi chép ở  thời gian trước. Ví dụ điều tra thu chi trong doanh nghiệp, điều tra tình hình sinh tử, điều tra tài sản...

Ưu điểm của phương pháp này là đỡ tốn kém, nhưng có nhược điểm là mức độ đầy đủ và chính xác không cao, nên chỉ áp dụng trong những trường hợp khó khăn hoặc không có điều kiện thu thập trực tiếp.

3. KẾ HOẠCH THU THẬP DỮ LIỆU BAN ĐẦU

Để thu thập các dữ liệu ban đầu đảm bảo đầy đủ, khách quan và kịp thời thì điều tra thống kê cần được tổ chức một cách khoa học, thống nhất và chu đáo. Muốn vậy, trước khi tiến hành thu thập dữ liệu cần xây dựng kế hoạch.

Kế hoạch thu thập dữ liệu ban đầu (gọi tắt là kế hoạch điều tra) là một tài liệu dưới dạng văn bản, trong đó trình bày những nội dung, trình tự, phương pháp tiến hành, các công việc cụ thể cần chuẩn bị và tiến hành điều tra thống kê.

Đối với mỗi loại dữ liệu, cũng như mỗi hình thức tổ chức điều tra thống kê cần xây dựng kế hoạch điều tra phù hợp.

3.1. Dữ liệu thứ cấp

Nội dung cơ bản của kế hoạch thu thập dữ liệu thứ cấp cần trả lời các câu hỏi: Những tài liệu nào cần thu thập? Tài liệu đó ở đâu? cấp nào? được thể hiện qua ví dụ ở bảng 2.2.

Bảng 2.2. Nguồn gốc và phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp

2. ữ liệu sơ cấp

Để thu thập các dữ liệu sơ cấp, người ta thường tổ chức hình thức điều tra chuyên môn. Vì vậy, kế hoạch điều tra bao gồm các nội dung sau:

a) Xác định mực đích điều tra:

Xác ịnh mục đích điều tra là nhằm thu thập những dữ liệu ở khía cạnh nào của hiện tượng, phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu nào? và yêu cầu quản lý nào?

Mục đích điều tra là nội dung quan trọng đầu tiên của kế hoạch điều tra. Nó có tác dụng định hướng cho toàn bộ quá trình điều tra. Nó giúp chúng ta xác định đối tượng, đơn vị và nội dung điều tra.

Bất kỳ một hiện tượng nào khi nghiên cứu cũng được quan sát, tìm hiểu ở nhiều góc độ khác nhau. Song, trong điều tra thống kê thì không thể và không nhất thiết phải điều tra tất cả các khía cạnh của hiện tượng mà chỉ nên tập trung khảo sát những khía cạnh có liên quan trực tiếp, phục vụ yêu cầu nghiên cứu .

Thí dụ: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả học tập của sinh viên Đại học Nông nghiệp I. Mục đích điều tra là nhằm thu thập các dữ liệu phản ánh kết quả học tập của sinh viên từ 1-3 học kỳ gần đây và các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả học tập. Các dữ liệu khác có liên quan đến sinh viên nhưng không cần thu thập như sinh viên quê quán ở đâu? Là con thứ mấy trong gia đình?

b) Xác định đối tượng điều tra và đơn vị điều tra:

* Đối tượng điều tra: Đối tượng điều tra là tổng thể các đơn vị thuộc hiện tượng nghiên cứu có các dữ liệu cần thiết khi tiến hành điều tra.

Xác định đối tượng điều tra là quy định rõ phạm vi, ranh giới của hiện tượng nghiên cứu so với hiện tượng khác.

Trong thí dụ trên, đối tượng điều tra là các sinh viên đang học ít nhất 3 học kỳ gần

đây của Trường Đại học Nông nghiệp I.

Xác định đối tượng điều tra đúng giúp chúng ta xác định đúng số đơn vị cần điều tra, tránh được những nhầm lẫn khi thu thập dữ liệu.

Để xác định đúng đắn đối tượng điều tra, cần dựa vào các căn cứ sau:

- Dựa vào mục đích điều tra.

- Các tiêu chuẩn phân biệt. Những tiêu chuẩn này chúng ta khi xác định đối tượng

điều tra cần định nghĩa và đưa ra.

Thí dụ: Tiêu chuẩn đưa ra là sinh viên của Trường Đại học Nông nghiệp I đang học khác với đã học, học tập trung tại trường chứ không phải hệ vừa học vừa làm.

* Đơn vị điều tra: Là từng đơn vị cá biệt thuộc đối tượng điều tra và được xác định sẽ điều tra thực tế.

Trong điều tra toàn bộ, số đơn vị điều tra cũng chính là số đơn vị thuộc đối tượng điều tra. Trong điều tra không toàn bộ thì số đơn vị điều tra là những đơn vị được chọn ra từ tổng số các đơn vị thuộc đối tượng điều tra.

Xác định đơn vị điều tra chính là xác định nơi sẽ cung cấp những dữ liệu cần thiết cho quá trình nghiên cứu. Đơn vị điều tra còn là căn cứ để tiến hành tổng hợp dữ liệu, phân tích và dự báo thống kê cần thiết.

Tuỳ thuộc vào mục đích và đối tượng điều tra mà đơn vị điều tra được xác định khác nhau.

Thí dụ: Trong điều tra dân số, đơn vị điều tra là hộ gia đình và từng người dân; trong điều tra sản xuất và kinh doanh rau an toàn, đơn vị điều tra có thể là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ nông dân hoặc từng người dân có sản xuất và kinh doanh rau an toàn.

c) Nội dung điều tra:

Nội dung cần điều tra là những danh mục về các tiêu thức hay đặc trưng của các

đơn vị điều tra cần thu thập.

Mỗi đơn vị điều tra có rất nhiều tiêu thức khác nhau. Nhưng trong mỗi cuộc điều tra dữ liệu sơ cấp không nhất thiết thu thập tất cả các tiêu thức, mà chỉ thu thập theo một số tiêu thức chủ yếu, những tiêu thức quan trọng nhất đáp ứng cho mục đích điều tra và mục đích nghiên cứu. Do đó, trong kế hoạch điều tra cần xác định và thống nhất danh mục các tiêu thức cần thu thập. Những danh mục này không thể thiếu khi tiến hành điều tra.

Thí dụ: Điều tra mức sống dân cư năm 2002 của Tổng cục Thống kê gồm các nội dung điều tra như sau:

- Tình hình cơ bản của các hộ gia đình

- Tình hình thu và cơ cấu các nguồn thu

- Tình hình chi và cơ cấu các khoản chi

- Tình hình thu nhập

- Ý kiến của hộ gia đình về khó khăn, thuận lợi, nguyện vọng.

Để xác định được đúng, đủ nội dung cần điều tra nên dựa trên các căn cứ sau:

- Mục đích nghiên cứu

- Mục đích điều tra

- Khả năng về nhân lực, chi phí và thời gian cho phép.

Mỗi tiêu thức trong danh mục các tiêu thức cần điều tra phải được diễn đạt thành câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể, rõ ràng để cả người điều tra và đơn vị điều tra đều hiểu một cách thống nhất.

d) Xác định thời điểm và thời kỳ điều tra:

* Thời điểm điều tra: Mốc thời gian được xác định để thống nhất đăng ký dữ liệu cho toàn bộ các đơn vị điều tra.

Thí dụ: Thời điểm điều tra dân số năm 1999 là 0 giờ ngày 1 tháng 04 năm 1999.

Xác định thời điểm điều tra là xác định cụ thể giờ, ngày để thống nhất đăng ký dữ

liệu nhằm nghiên cứu trạng thái của hiện tượng tại thời điểm đó.

Tuỳ theo tính chất, đặc điểm của hiện tượng nghiên cứu mà xác định thời điểm điều tra. Tuy nhiên, khi xác định thời điểm điều tra người ta thường chọn thời điểm mà tại đó hiện tượng ít biến động nhất và gắn kết với những kế hoạch của địa phương.

Thí dụ: Điều tra thị trường áo bơi tại Việt Nam thì không thể chọn vào mùa đông.

* Thời kỳ điều tra: Khoảng thời gian được xác định để thống nhất đăng ký dữ liệu của các đơn vị điều tra trong suốt khoảng thời gian đó (cả ngày, cả tuần, 5 ngày, 10 ngày, 1 tháng, 3 tháng, 1 năm...).

Thí dụ: Điều tra số người vi phạm luật giao thông đường bộ 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng của một địa phương.

Thời kỳ điều tra dài hay ngắn phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu.

* Thời hạn điều tra: Là thời gian dành cho việc đăng ký thu thập tất cả các dữ liệu

điều tra, được tính từ bắt đầu cho đến khi kết thúc toàn bộ công việc thu thập dữ liệu.

Thí dụ: Điều tra dân số, thời hạn điều tra trong vòng 10 ngày.

Điều tra số lượng áo bơi bán trên thị trường Hà Nội trong 1 tháng của Công ty may

Thăng Long, thời hạn điều tra 5 ngày.

Như vậy, thời hạn điều tra dài hay ngắn phụ thuộc vào quy mô, tính chất phức tạp của hiện tượng, nội dung nghiên cứu và lực lượng tham gia, nhưng không nên quá dài.

e) Biểu mẫu điều tra và bản giải thích cách ghi biểu mẫu:

* Biểu mẫu điều tra (gọi tắt là phiếu điều tra, bản câu hỏi) là loại văn bản in sẵn theo mẫu quy định trong kế hoạch điều tra, được sử dụng thống nhất để ghi dữ liệu của đơn vị điều tra.

Yêu cầu của biểu mẫu điều tra là:

- Có đầy đủ các nội dung cần điều tra

- Các than đo định tính sử dụng trong nội dung điều tra cần được mã hoá sẵn

- Các câu hỏi được thiết kế cụ thể, khoa học thuận lợi cho việc kiểm tra và tổng hợp dữ liệu.

* Bản giải thích cách ghi biểu mẫu là bản giải thích và hướng dẫn cụ thể cách xác định và ghi dữ liệu vào biểu mẫu điều tra. Nội dung, ý nghĩa của các câu hỏi phải được giải thích  khoa học và chính xác. Những câu hỏi phức tạp có nhiều khả năng trả lời cần có ví dụ cụ thể.

Ngoà những nội dung chủ yếu nêu trên, bản giải thích còn đề cập tới một số vấn đề

về phương pháp, cách tổ chức và tiến hành điều tra như sau:

- Cách chọn mẫu

- Phươngpháp thu thập và ghi chép dữ liệu ban đầu

- Các bước và tiến độ điều tra

- Tổ chức và quy định nhiệm vụ của cán bộ tham gia điều tra

- Phân công khu vực điều tra

- Tổ chức tập huấn cán bộ điều tra

- Điều tra thử để rút kinh nghiệm

- Tổ chức tuyên truyền mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của cuộc điều tra.

4. SAI SỐ TRONG THU THẬP DỮ LIỆU THỐNG KÊ

4.1. Khái niệm ý nghĩa

Trong thu thập dữ liệu thống kê (gọi tắt là điều tra thống kê) dù tổ chức bằng hình thức nào, trong phạm vi nào và theo phương pháp nào bao giờ cũng chỉ đảm bảo yêu cầu chính xác với mức độ nhất định, hay nói cách khác dữ liệu thống kê thu thập được thường có sai số.

Sai số trong điều tra thống kê là gì? Sai số trong điều tra thống kê là sự chênh lệch giữa trị số thu thập được trong điều tra với trị số thực tế của đơn vị điều tra.

Sai số trong điều tra thống kê là sai số vốn có, được phép trong phạm vi sai số là

5%. Tuy nhiên, sai số càng lớn càng làm giảm chất lượng của kết quả điều tra và chất lượng của cả quá trình nghiên cứu thống kê. Vấn đề đặt ra trong điều tra thống kê là phải tìm ra các nguyên nhân làm phát sinh sai số để chủ động tìm biện pháp khắc phục.

4.2. Các loại sai số

* Sai số do đăng ký là loại sai số phát sinh do xác định và ghi chép dữ liệu không chính xác. Các nguyên nhân dẫn đến sai số này thường là:

-  Lập kế hoạch điều tra sai  hoặc không khoa học, không sát với thực tế của hiện tượng.

- Do trình độ của nhân viên điều tra không hiểu chính xác nội dung các câu hỏi, không biết cách khai thác số liệu.

- Do đơn vị điều tra không hiểu câu hỏi nên trả lời sai.

- Do ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ điều tra hoặc của đơn vị điều tra thấp dẫn đến việc xác định, cung cấp và ghi chép sai.

- Do dụng cụ đo lường không chính xác.

- Do công tác tuyên truyền, vận động không tốt dẫn đến đơn vị điều tra không hiểu hết hoặc hiểu sai mục đích điều tra nên cung cấp dữ liệu sai.

- Do thiếu tinh thần trung thực, khách quan nên cố tính cung cấp hoặc ghi chép sai dữ liệu.

- Do lỗi in ấn biểu mẫu, phiếu điều tra và bản giải thích sai.

- Những nguyên nhân khác...

* Sai số do tính chất đại biểu là sai số xảy ra trong điều tra không toàn bộ do chọn mẫu không đảm bảo tính chất đại diện.

Như vậy, nguyên nhân chính của sai số này là do việc lựa chọn  đơn vị điều tra thực tế không có tính đại diện cao.

Thí dụ: Trong điều tra chọn mẫu về kinh tế hộ, 2 vấn đề đặt ra khi chọn các hộ là đơn vị điều  tra  là số lượng hộ là bao nhiêu? Kết cấu các loại hộ (khá, trung bình, nghèo)? Nếu chọn số hộ điều tra thực tế quá ít, kết cấu các hộ điều tra không phù hợp thì từ kết quả điều tra các hộ này suy rộng thành kết quả của tổng thể sẽ xuất hiện sai số do tính chất đại biểu.

4.3. Biện pháp chủ yếu khắc phục sai số trong điều tra thống kê

Sai số trong điều tra thống kê là sai số vốn có. Vì thế chúng ta chỉ tìm các biện pháp khắc phục tới mức thấp nhất các sai số nói trên trong điều tra thống kê. Các biện pháp chủ yếu là:

* Quán triệt mục đích ý nghĩa và yêu cầu từng cuộc điều tra. Cần tổ chức tốt công tác tuyên truyền cho đơn vị điều tra và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với cán bộ điều tra thông qua trang bị điều kiện làm việc, thời gian, thù lao và chế độ thưởng phạt.

* Làm tốt công tác chuẩn bị: Chọn, huấn luyện nhân viên, in ấn chính xác phiếu

điều tra và các tài liệu hướng dẫn.

* Kiểm tra một cách có hệ thống các tài liệu thu thập được:

+ Kiểm tra tính logic của tài liệu.

+ Kiểm tra về mặt tính toán.

+ Kiểm tra tính đại biểu của đơn vị mẫu (cụ thể trong điều tra chọn mẫu).