ới nhiều người dùng, Word 2007 là một phần mềm “khó dùng” vì giao diện rất khác so với các phiên bản trước. Một số mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn.

1. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên

Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem. 

2. Tạo bảng bằng phím 

Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +----+----+-------------+---------+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ rộng này khi nhập liệu.

3. Tạo đường kẻ

Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các đặc biệt có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong.

4. Di chuyển nhanh trong bảng tính

Để di chuyển giữa các dòng trong bảng tính được nhanh chóng, bạn đặt con trỏ đúng vào dòng cần di chuyển và nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + và mũi tên lên/xuống.

5. Bỏ tính năng tự động SuperScript

Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 2nd,...,7th,…thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript như hình.

6. Copy định dạng bảng tính

Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt.

7. Tô khối nhanh một cột trong bảng tính

Nếu bạn muốn quét khối nhanh một cột trong một bảng tính với nhiều dòng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và sau đó click vào vị trí bất kỳ nào đó trên cột cần thao tác là xong.

Theo ICTNews

« Last Edit: October 10, 2010, 06:50:34 PM by Đỗ Lộc »

 Logged

8 công cụ hữu ích sẵn có trong Microsoft Word

Microsoft Word có đầy đủ các công cụ có thể giúp bạn làm việc một cách nhanh hơn và thông minh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Sau đây là một danh sách giới thiệu những công cụ đó. Bạn có thể thấy một vài công cụ rất quen thuộc nhưng một vài người khác thì lại chưa hề biết tới. Bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận thêm những công cụ hữu ích chưa!

Co ngắn văn bản vào một trang giấy. 

Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phí và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư vài tài liệu của bạn trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xem văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink One Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy lúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để Undo lại hành động vừa làm.

Tính toán trong bảng. 

Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word, nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007) hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT (phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)

Kết hợp gửi e-mail. 

Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này sẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu. Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Merge wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộ các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.

So sánh 2 văn bản. 

Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. Trong Word 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ và văn bản mới.

Kiểm tra một tài liệu. 

Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạn tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông tin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều thông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái, vào phần Prepare và chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộp thoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from file properties on save và Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments.

Tích hợp công cụ dịch.

 Phần Research  có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó bao gồm một tùy chọn có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bản chuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau. Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích cần đọc.

Tạo các công thức toán học.

 Để chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn vào Equation | Insert New Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh Equation Design. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọn Insert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng các công cụ trong thanh Equation.

Sử dụng autocorrect 

cho ký tự toán học  (Word 2007) Tất cả các ký hiệu toán học có trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉ dùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử dụng math autocorrect. Kích vào nút Office ở phía trên trái, chọn Word Options, Proofing, kích vào AutoCorrect Options và chọn hộp Use Math AutoCorrect rules outside of math regions. Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập \aleph để chèn ký hiệu aleph (ℵ), \int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập \quadratic để chèn toàn bộ kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).